Tłumaczenie dokumentacji technicznej na potrzeby rynku europejskiego to wymóg prawny, a nie tylko kwestia poprawności językowej. Dyrektywa UE może wymagać, aby instrukcja obsługi, deklaracja zgodności UE i inne dokumenty na przykład sporządzone w języku angielskim były dostępne w języku kraju, w którym produkt jest wprowadzany na rynek. Brak zgodnej dokumentacji może skutkować wycofaniem produktu ze sprzedaży albo odpowiedzialnością cywilną producenta. Od 20 stycznia 2027 r. wymogi będą większe – Rozporządzenie Maszynowe 2023/1230 zastąpi Dyrektywę 2006/42/WE bez okresu przejściowego.
W skrócie
- Dyrektywy UE (Maszynowa, LVD, EMC, MDR, GPSR) nakładają obowiązek dostarczenia dokumentacji technicznej w języku kraju docelowego.
- Deklaracja zgodności, znak CE i oznakowanie CE muszą być spójne z dokumentacją produktu oraz właściwymi dyrektywami i normami UE.
- Tłumaczenie deklaracji zgodności i instrukcji musi zachowywać terminologię norm zharmonizowanych (EN, ISO, IEC), a nie tylko poprawność językową.
- Najczęstsze błędy to niespójność terminologiczna, brak tłumaczenia ostrzeżeń i niezgodność struktury z wymogami dyrektywy.
- Od 20.01.2027 r. rozporządzenie 2023/1230 rozszerza zakres dokumentacji i wymaga cyfrowego dostępu do instrukcji przez minimum 10 lat.
Spis treści
- Które dyrektywy UE nakładają obowiązki językowe na dokumentację techniczną
- Jakie elementy dokumentacji muszą być przetłumaczone
- Jak zachować zgodność z normami zharmonizowanymi w tłumaczeniu
- Jakie błędy tłumaczeniowe mogą zablokować certyfikację i oznaczenie CE
- Jak wygląda proces tłumaczenia dokumentacji technicznej
- Podsumowanie
- FAQ
Które dyrektywy UE nakładają obowiązki językowe na dokumentację techniczną i deklarację zgodności
| Dyrektywa/rozporządzenie | Zakres | Kluczowy wymóg językowy |
| Dyrektywa Maszynowa 2006/42/WE (do 20.01.2027) | Maszyny i urządzenia | Instrukcja obsługi i deklaracja zgodności w języku kraju docelowego |
| Rozporządzenie Maszynowe 2023/1230 (od 20.01.2027) | Maszyny | Jak wyżej oraz cyfrowy dostęp do instrukcji przez co najmniej 10 lat; rozszerzony zakres o cyberbezpieczeństwo i AI |
| Dyrektywa niskonapięciowa 2014/35/UE | Sprzęt elektryczny | Instrukcja, etykiety i deklaracja w języku kraju sprzedaży |
| Dyrektywa EMC 2014/30/UE | Kompatybilność elektromagnetyczna | Deklaracja zgodności i instrukcja w języku lokalnym |
| Rozporządzenie MDR 2017/745 | Wyroby medyczne | Dokumentacja dla pacjenta w języku lokalnym; rygorystyczne wymogi terminologiczne |
| GPSR 2023/988 (od 13.12.2024) | Ogólne bezpieczeństwo produktów | Informacje o bezpieczeństwie w języku kraju docelowego |
Odpowiedzialność za zgodność dokumentacji technicznej spoczywa na producencie lub importerze. Dokumentacja powinna zawierać analizę ryzyka, opis rozwiązań technicznych, wyniki testów i być dostępna dla organów nadzoru przez minimum 10 lat (Komisja Europejska, 2025).
Rozporządzenie 2023/1230 jest stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach UE bez wdrożenia do prawa krajowego i bez okresu przejściowego. Maszyny wprowadzane na rynek po 20 stycznia 2027 r. być zgodne z obowiązującymi przepisami i spełniać nowe wymogi od pierwszego dnia.
Jakie elementy dokumentacji technicznej i deklaracji muszą być przetłumaczone
Dokumentacja dla użytkownika końcowego musi być przetłumaczona zawsze. Dokumentacja techniczna przechowywana przez producenta lub dystrybutora musi być natomiast przetłumaczona na żądanie organu nadzoru, aby potwierdzić zgodność maszyny lub urządzenia z obowiązującymi wymogami, zwykle w celu przeprowadzenia oceny zgodności, umieszczenia znaku CE lub podpisania deklaracji zgodności.
Obowiązkowo: instrukcja obsługi i montażu (w całości), etykiety i oznaczenia zawierające tekst, deklaracja zgodności Unii Europejskiej w językach krajów sprzedaży oraz dokumenty dotyczące bezpieczeństwa użytkownika końcowego.
Na żądanie organu nadzoru (UOKiK): Technical File zawierający analizę ryzyka, wyniki testów i wykaz zastosowanych norm zharmonizowanych.
Ostrzeżenia bezpieczeństwa muszą być nie tylko przetłumaczone, lecz także sformułowane zgodnie z lokalnymi konwencjami terminologicznymi. Błędna instrukcja może być dowodem w postępowaniu cywilnym w razie wypadku.
Od 2027 r. rozporządzenie 2023/1230 dopuszcza instrukcje elektroniczne, ale producent musi dostarczyć wersję papierową na żądanie złożone przy zakupie.
Jak zachować zgodność z normami zharmonizowanymi w tłumaczeniu?
Normy zharmonizowane (EN), opracowane przez CEN, CENELEC i ETSI, zawierają ustandaryzowaną terminologię, która musi być stosowana na terenie Unii Europejskiej, aby dokumentacja spełniała domniemanie zgodności z dyrektywą. Tłumacz używający terminu poprawnego językowo, lecz niezgodnego z normą, naraża producenta na zakwestionowanie dokumentacji.
| Dziedzina | Norma | Zakres |
| Maszyny – ogólna | PN-EN ISO 12100:2012 | Zasady bezpieczeństwa; terminologia oceny ryzyka |
| Wyposażenie elektryczne maszyn | PN-EN 60204-1 | Bezpieczeństwo elektryczne |
| Instrukcje obsługi | ISO 20607:2019 | Zasady redagowania instrukcji |
| Wyroby medyczne | PN-EN ISO 14971 | Zarządzanie ryzykiem |
Glosariusz terminologiczny oparty na właściwych normach jest warunkiem spójności całej dokumentacji. Studio Gambit realizuje tłumaczenia w ramach specjalizacji technika i przemysł z tłumaczami posiadającymi wykształcenie inżynierskie lub wieloletnią praktykę branżową.
Jakie błędy tłumaczeniowe mogą zablokować certyfikację i oznaczenie CE
Niespójność terminologiczna – ta sama część nazywana różnie w różnych rozdziałach. Przy wielotomowej dokumentacji tłumaczonej bez glosariusza to częsty problem; organy certyfikujące traktują niespójność jako brak zgodności z normą.
Dosłowne tłumaczenie skrótów i oznaczeń bez weryfikacji odpowiedników w polskich normach – oznaczenie zrozumiałe w języku źródłowym może nie mieć bezpośredniego odpowiednika.
Pominięcie lub nieścisłość ostrzeżeń bezpieczeństwa – naruszenie wymagań zasadniczych dyrektywy i najczęstszy powód zakwestionowania dokumentacji przez UOKiK.
Niezgodność struktury z wymaganiami załącznika I dyrektywy. Tłumaczenie musi odwzorowywać strukturę wymaganą przepisami, nie tylko strukturę oryginału. Błędy formalne mogą wydłużyć czas realizacji całej procedury certyfikacyjnej.
Korekta po złożeniu dokumentacji oznacza tygodnie opóźnień. Doświadczone biuro tłumaczeń identyfikuje te ryzyka na etapie analizy.
Jak wygląda proces tłumaczenia deklaracji zgodności i dokumentacji technicznej
1. Identyfikacja zakresu – przygotowanie informacji o projekcie, w tym ustalenie, które dyrektywy dotyczą danego wyrobu i jakie elementy wymagają tłumaczenia w poszczególnych językach.
2. Przygotowanie glosariusza – utworzenie słowniczka przed rozpoczęciem tłumaczeniem na podstawie norm zharmonizowanych zapewnia spójność terminologiczną dokumentacji i jej późniejszych aktualizacji.
3. Tłumaczenie przez specjalistę dziedzinowego – tłumacz musi znać właściwe normy (PN-EN ISO 12100, PN-EN 60204-1, PN-EN ISO 14971). Tłumaczenie przysięgłe dokumentacji CE zazwyczaj nie jest wymagane – wystarczy tłumaczenie specjalistyczne zgodne z dyrektywą.
4. Weryfikacja przez drugiego tłumacza – kontrola kompletności, sprawdzenie spójności terminologicznej i zgodności struktury z wymogami dyrektywy, zgodnie z ISO 17100.
5. DTP – skład w formacie identycznym z oryginałem (PDF, XML, DITA, Word); format końcowy ma znaczenie formalne i prawne.
Podsumowanie
Deklaracja zgodności, dokumentacja techniczna i znak CE muszą potwierdzać zgodność produktu z właściwą dyrektywą i obowiązującymi normami. Wymogi rozporządzenia 2023/1230 od 2027 r. będą większe – tłumaczenie dokumentacji technicznej warto zaplanować wcześniej, aby sporządzić dokumentację techniczną zgodnie z wymogami obowiązującymi na rynku Unii Europejskiej.
Studio Gambit realizuje projekty dokumentacji technicznej zgodnie z ISO 9001, ISO 17100, ISO 18587 i ISO 27001 TÜV Nord, z tłumaczami posiadającymi doświadczenie branżowe. Skontaktuj się z nami, jeśli planujesz certyfikację CE lub wprowadzasz maszyny, urządzenia elektryczne i elektroniczne lub wybory medyczne na rynki UE.
FAQ
Czy instrukcja obsługi maszyny musi być przetłumaczona na język polski?
Tak. Dyrektywa 2006/42/WE wymaga instrukcji w języku urzędowym kraju wprowadzenia do obrotu. Brak polskiej wersji produktu sprzedawanego na terenie Polski może skutkować wycofaniem produktu przez UOKiK.
Czy unijna deklaracja zgodności musi być po polsku?
Tak, jeżeli produkt jest przeznaczony dla użytkownika końcowego w Polsce. Musi ona obejmować wszystkie niezbędne informacje, m.in. zawierać wyniki testów bezpieczeństwa i ochrony oraz inne niezbędne potwierdzenia, że dany produkt spełnia wymogi obowiązujące dla produktów wprowadzanych na rynek polski.
Co zmienia rozporządzenie 2023/1230?
Od 20.01.2027 r. rozszerza zakres o cyberbezpieczeństwo i AI, dopuszcza cyfrowe instrukcje i wymaga przechowywania dokumentacji przez minimum 10 lat. Nie przewiduje okresu przejściowego.
Czy tłumaczenie przysięgłe dokumentacji CE jest wymagane?
Zazwyczaj nie. Wystarczy tłumaczenie specjalistyczne. Sporządzenie tłumaczenia przysięgłego jest wymagane wyłącznie przy dokumentach składanych do organów sądowych lub administracyjnych. Podczas wprowadzania produktu na rynek obowiązują inne wymagania.
Czy można użyć tłumaczenia maszynowego do dokumentacji CE?
Nie jako samodzielnego rozwiązania. MTPE może być elementem procesu przy tłumaczeniu wybranych fragmentów na przykład dotyczących sprzętu elektrycznego, ale nigdy w przypadku instrukcji bezpieczeństwa, ostrzeżeń ani deklaracji zgodności.
Jak zachować spójność terminologiczną przy wielu tomach dokumentacji?
Pomagają w tym glosariusze przygotowane przed tłumaczeniem oraz pamięć tłumaczeniowa (TM). Korzystając z TM, biuro obsługuje aktualizacje produktów uprzednio wprowadzonych na rynek znacznie szybciej i taniej niż nowe tłumaczenie.
Jak długo trwa i ile kosztuje tłumaczenie dokumentacji CE?
Tłumaczenie do proces skomplikowany, a średniej wielkości projekt (100–200 stron, 1 język) zajmuje 2–4 tygodnie. Podczas realizacji tłumaczenia wymaga współpracy wieloosobowego zespołu, a całościowa wycena przygotowana przez upoważnionego przedstawiciela biura uwzględnia przygotowanie glosariusza, wykonanie tłumaczenia i przeprowadzenie weryfikacji. Może być również konieczne zaangażowanie działu DTP.
Jakie dyrektywy dotyczą wyrobów medycznych?
MDR 2017/745 i IVDR 2017/746 – oba akty nakładają szczególnie rygorystyczne wymogi terminologiczne.
Czym jest certyfikat CE?
Potocznie mówi się „certyfikat CE”, ale właściwsze pojęcia to deklaracja zgodności, ocena zgodności i oznakowanie CE. Certyfikacja może wymagać udziału jednostki notyfikowanej, zależnie od rodzaju produktu.
Bibliografia
- Rozporządzenie (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn. Dziennik Urzędowy UE, 14.06.2023.
- Dyrektywa 2006/42/WE w sprawie maszyn.
- Komisja Europejska – Your Europe. (2025). Przygotowanie dokumentacji technicznej.
- ISO 20607:2019. Safety of machinery – Instruction manual – General drafting principles.
- ISO 12100:2010. Safety of machinery – General principles for design.
Autor
Tłumacz, redaktor i koordynator terminologiczny w Studiu Gambit z ponad 20-letnim doświadczeniem w przekładzie. Odpowiada za jakość tłumaczeń i spójność terminologii. Pasjonat języka. Tworzy treści o tłumaczeniach, kulturze językowej i warsztacie tłumacza.
